采购员入门之合同签订
买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程,最后双方签订有关协议,合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。
在复杂的采购情况下,企业的任何采购合同都是由具有法人资格的双方当事人共同商定的,其中的有关条款必须符合相应的国家性、地方性法律法规。
根据《中华人民共和国合同法》并结合我公司法务部对合同内容审查的实际情况,采购合同的基本要求有以下几个方面:?
一. 合同的组成?
合同、合约、协议等作为正式契约,应条款具体、内容详细完整。一份采购合同主要由首部、正文、尾部三部分组成。
?(一) 首部 合同的首部主要包括以下内容:?
1.名称 如生产用原材料采购合同、品质协议书、设备采购合同、加工合同等。
2.编号 如 XXXX:C—2003—01。?
3.当事人的名称或者姓名和住所。?
(二)正文 合同的正文主要包括以下内容:
1. 标的物的名称、规格、型号、等级、单位、数量、单价、总价。?
2. 货物质量要求。?
3. 包装、运输要求。?
4. 交货时间、地点、方式。?
5. 验收标准及验收方法。?
6. 结算方式。?
7. 产品的售后服务。?
8. 违约责任及赔偿。?
9. 解决争议的方法。?
(三)尾部 合同的尾部主要包括以下内容:?
1. 合同的份数。?
2. 附件与合同的关系。?
3. 合同的生效日期和终止日期。?
4.双方的签字盖章。?
5.合同的签订时间。?
二.签订合同应注意的问题?
1. 合同起草?
在合同起草讨论过程中应有采购、品管、财务、法律等相关人员共同参与,由具有法定资格的代表签署。?
2. 格式统一?
对于生产用原材料与零部件应尽可能采用统一的合同格式和条款,以便于对供应商统一管理。?
3. 单价及交货数量?
对于生产用原材料与零部件的采购合同,单价及交货数量尽可能采用“开口”方式。即只确定定价的原则与方法、 交货数量的计算原则与方法,具体的价格用采购订单等合同附件进行约束,为定期评审价格与日常交货付款提供方便。?
4.签约对象的主体资格?
当前,经营单位的性质、种类较为复杂,为防范欺诈行为,降低交易风险,签订合同前,必须要对交易对方的法人资格、经营范围、履行合同的能力、信用等级进行严格审查。?
5.合同条款的对等?
合同条款的对等是公平原则的体现,其中包括义务、责任、权利等内容。?
6.合同条款的明确?
合同是双方交易的准则,根本要求是实用。合同条款用词要简洁、明了,不能含糊其词。同时条款之间不能存在 有相互矛盾的地方。 6.仲裁机构名称要具体明确仲裁机构,要求在我方所辖范围内进行裁决。?
7.签字盖章同时操作?
合同签订时,签字、盖章应同时进行,避免其它问题发生。传真签订的合同必须注明有传真件有效的字样。只签字或只盖章的合同在法律上属无效合同。?
8.定金与订金的区别?
定金在法律上是债务的一种担保方式,若给付定金的一方不能履行约定的债务,则无权要求返还定金。而收受定 金的一方不能履行约定的债务,则应当双倍返还定金。在实际操作过程中常有人将定金写成订金,而订金在法律上是被认定为预付款。?
三.合同管理?合同的管理由专职人员操作,主要有包括以下内容:?
1. 计划审查 审查采购合同是否在规定的时间内转化为订单。?
2. 合同审查 审查合同编号、供应商、数量、单位、单价、总价、交货地点、交货时间等。?
3. 合同跟踪 检查合同的执行情况,对未按期交货的合同研究对策,加强监督。?
4. 缺料预测?
(1)与合同主办人员一起操作,根据生产需求情况,推测可能会产生缺料的供应合同,研究对策并实施。?
(2)根据实际采购情况,妥善处理合同的变更、合同的提前终止、合同的纠纷等。合同纠纷的解决办法有:
① 双方协商解决。
② 第三方调解解决。?
③ 仲裁机构仲裁解决。?
④ 司法机关组织的诉讼解决。?
四.合同正常执行的条件 合同正常执行的条件主要包括以下内容:?
1. 按照合同规定的条款执行 加强与供应商的沟通,合同提前或延缓要征得供应商的同意。?
2. 满足企业物料需求 正常的交货时间要严格执行,而且要有一定的柔性,对要求紧急交货的货物要能按时完成,对于需要延迟交货的 物料要妥善处理。?
3.控制库存水平在合理的范围内,在缺料与库存之间找到平衡点。